Je n’ai pas la réponse à votre problème, mais… j’ai la question ! Le paradoxe du facilitateur..

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Résoudre des problèmes en posant des questions plutôt qu’en donnant les réponses ou en prodiguant des conseils, peut paraitre contre intuitif. C’est pourtant le rôle attendu du facilitateur.

Le facilitateur est ce tiers extérieur qu’on appelle pour fluidiser les échanges et aboutir aux objectifs qu’un groupe s’est fixés :

  • Amener à un même niveau de compréhension
  • Partager une analyse de la situation
  • Prendre des décisions
  • Bâtir une feuille de route
  • Déployer les solutions

Il se définit comme un expert des interactions relationnelles et des dynamiques de groupes. Il déploie un savoir-faire qui tient autant à sa maitrise du process et des outils qu’à la qualité de sa posture.

Facilitation : animation en intelligence collective

Le déroulé de son intervention suit le schéma classique : avant, pendant, après, avec des aspects d’interventions visibles et des actions en coulisses toutes aussi importantes

Avant : la rencontre, le brief, la préparation

De la rencontre à l’alliance :

En amont de son intervention, il rencontre et échange avec le commanditaire. Se crée alors une alchimie qui sera déterminante pour la suite. Commanditaire et facilitateur se découvrent et il est souhaitable que le courant passe !

D’un côté, il est nécessaire que le commanditaire soit rassuré, séduit et convaincu que le facilitateur va les aider. Et de l’autre côté il est tout aussi important que le facilitateur soit partant, stimulé et curieux d’intervenir.

Du partage de la situation à la proposition d’intervention

Au-delà de la rencontre humaine, il y a également la réalité de la prise de brief. Le facilitateur cerne les besoins de son client c’est-à-dire le(s) problème(s) et l’attente de solutions. Existe-t-il bien une intention de trouver ensemble une solution ? A ce stade, identifier un vrai clivage entre un affichage et une position de blocage peut amener à décliner l’intervention. A l’impossible nul n’est tenu !  Et attention à l’instrumentalisation du facilitateur !

Il convient ensuite cerner l’objectif de l’intervention. La formulation sera importante. Le Facilitateur peut déjà identifier les vents porteurs et les ancres c’est-à-dire les freins.

Le casting : le facilitateur s’assurera qu’il a le bon casting, en particulier tous ceux impactés par la décision ont-ils a minima été informés, seront-ils présents. Le point est fondamental pour s’assurer de la bonne fin du process sur sa mise en œuvre opérationnelle.

Par la suite le Facilitateur fait une proposition de déroulé de son intervention et propose un conducteur qui sera amendé et complété par le commanditaire

De la préparation à la première (bonne !) impression

Dernier point, l’aménagement de l’espace d’intervention. Le facilitateur arrivera en avance sur les lieux pour mettre l’espace à sa main. Souvent, « dégager » les tables, pour installer le groupe en cercle sur les chaises, créent une rupture : les personnes se voient en entier ! et interagissent différemment à partir de tout le langage para verbal qu’elles détectent… La finalité du facilitateur est de créer un espace sécure amenant le groupe à interagir pour trouver ses solutions, en autonomie. L’aspect logistique pour créer cet espace est important : lumière, couleur, chaleur, commodités, ambiance sonore, pause-café vont envoyer des messages sur des canaux sensitifs et signer la première impression sur la qualité de l’ambiance. A ne pas négliger donc !

Pendant l’intervention : c’est la partie visible de la prestation du facilitateur.

Le décor

La première tâche pour le facilitateur consiste à « planter le décor » : après « l’ice breaker » : épisode de lancement ludique, pour casser la glace, et créer de la proximité, après le tour de table de présentations, le relevé des attentes, le facilitateur devra s’attarder sur la présentation des règles de fonctionnement. Il ne s’agit pas là d’énoncer ou de faire énoncer les classiques items de confidentialité, respect de l’ordre du jour, concision des prises de paroles etc il faut amener le groupe à les partager, de façon implicite à les signer afin de pourvoir s’y référer en cas de dérapage. Elles resteront d’ailleurs affichées durant toute la séance

Les rôles

En démarrage d’intervention, le facilitateur pourra également mettre en place les rôles de ce qu’on appelle les réunions déléguées. Comme l’objectif final est de pousser le groupe à l’autonomie, un premier moyen est de répartir les rôles de « gardien du temps » et de « synthétiseur ». Lequel peut être autorisé à utiliser son ordinateur et peut partager en direct l’élaboration du compte rendu. Il pourra même éventuellement « pousser à la décision » :  « Bon, qu’est-ce que j’écris pour conclure sur ce point ? »

Un fois le cadre posé, le facilitateur est le garant de son respect : on dit qu’il est haut sur le cadre. Il veille à l’équité et à la répartition des temps de parole. A partir de sa posture, il régule l’énergie du groupe. Il n’est pas attendu sur le contenu, bien sûr par son écoute, ses reformulations, ses questionnements il guide le process de production du contenu, mais il n’intervient pas sur le fond.

Les phases

Il mène le groupe à travers des phases dite de divergence avec l’accueil du foisonnement des propositions, puis de convergence pour arriver à des sélections et/des décisions.

Sur ce process il régule et catalyse mais ne produit pas le contenu. il est en position basse sur le contenu.

Il doit amener le groupe à se passer de lui ! C’est-à-dire lui permettre d’être autonome après son départ. Il peut donc finir son intervention par le classique « Qui fait quoi, quand ? » pour enclencher le passage à l’action.

La fin

Il porte attention à la phase de conclusion : « A-t-on répondu à toutes les attentes ? Avec quoi chacun repart il ? » Il est important de bien clôturer la séance collectivement et individuellement.  Il convient d’ancrer la trace mémorielle des instants partagés et de les faire entrer dans le récit collectif.

Dernière étape : le débrief

Les interventions de facilitation sont en général, conçues sur mesure. Chacune est en elle-même un process apprenant…pour tous ! L’exploitation des questionnaires de satisfaction, et le  « retex »  (retour d’expérience) fournissent des informations précieuses pour progresser et envisager la suite. Ce temps d’échange nourrit également la relation de confiance entre commanditaire et facilitateur. La facilitation est une matière vivante : on apprend en situation avec humilité. L’humour et la prise de recul sont indispensable à sa pratique. Elle mêle écoute, pédagogie, prise de parole au service d’un formidable processus de créativité collective 

Valérie SENE

Dirigeante, fondatrice

Valsendo : la boussole des organisations professionnelles

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